La digitalización de las empresas se perfila como imprescindible para el de- sarrollo de las compañías con el fin de que sean más competitivas y producti- vas. Es por ello que cada vez son más los procesos que se digitalizan. En este sentido, las facturas son un elemento importante en este proceso de digita- lización.
En España, la factura electrónica solo era obli- gatoria hasta ahora para las transacciones que rea- lizan las empresas con la Administración pública. Pero con la llegada de la Ley Crea y Crece se espera que entre 2023 y 2024 lo sea para todas las relacio- nes entre empresas públi- cas o privadas.
Sin embargo, parece que no está claro del todo cuando entra realmente en vigor, cómo deben ponerlo en marcha los autónomos y las pequeñas y media- nas empresas y qué pro- ceso deben seguir. Por ello, desde Nomo han publicado una guía en la que se des- pejan todas estas dudas. A continuación, vamos a ver todas las claves de la factura electrónica y su obligatoriedad.
Cuando hablamos de factura electrónica, o también llamada e-factura, estamos hablando de una factura digitalizada que se emite y se recibe vía electrónica. Tiene un formato estructu- rado que permite realizar y gestionar facturas elec- trónicas automáticamente a través de sistemas informáticos. Esto se debe a que utiliza un lenguaje XML, y es importante porque es la base de poder ser conside- rada factura electrónica y no cualquier otro formato.
Es decir, una factura en papel que se ha escaneado y se ha enviado en PDF por correo electrónico no es una factura electrónica. En este caso, el formato no permite que se tramite de manera automática.
Ventajas
La factura electrónica forma parte de uno de los procesos básicos en la digitalización. Pero, además tiene una serie de ventajas para las empresas que ex- ponemos a continuación:
Se agiliza la facturación y se reducen los tiempos. Ahorro de costos de pa- peles, como papelería o transporte, entre otros. Reducción del impacto medioambiental. Es una manera de ser más soste- nibles.
Se reducen las tareas bu- rocráticas y administrati- vas en la facturación. Se reducen los errores humanos.
Se goza de una mayor transparencia en la información.
Al tener un menor índice de falsificaciones, se redu- ce también la morosidad.
Fechas a tener en cuenta
Además de tener estos beneficios, la factura elec- trónica va a empezar a ser obligatoria. Hasta la fecha, tan solo era necesaria en las relaciones con la Admi- nistración pública y entre sus contratistas, cuando el valor de la factura era superior a los 5.000 euros, pero en las relaciones co- merciales B2B (entre em- presas) era un formato opcional.
Pero la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, el pasado mes de septiembre, establece que va a ser obli- gatoria en todas las empre- sas, incluso las pymes y los profesionales autónomos. Pero ¿cuándo pasa a ser entonces obligatoria defi- nitivamente?
La Ley Crea y Crece se aprueba en el Congreso el 15 de septiembre. El 29 se publica en elBOE del 19 de octubre es cuando entra en vigor. Pero la factura electrónica se fijará en los seis meses siguientes a su aprobación. Lo que significa que se tiene hasta marzo de 2023 para determinar los plazos exactos para que la tengan que gestionar.
Eso sí, ya se sabe que dependiendo de su factu- ración anual, las empre- sas y los autónomos van a tener entre uno y dos
años para cumplir con la medida:
Facturación anual por encima de los ocho millo- nes de euros: un año para cumplirlo.
Facturación inferior: dos años de plazo máximo.
Requisitos
Una vez entre en vigor, las empresas, sean del tamaño que sean, han de tener un programa de facturación a través del cual se emitan y se reciban las facturas. Además, también han de cumplir las siguientes condiciones:
Tener firma o certificado electrónico.
Cumplir los requisitos del Reglamento de Factu- ración.
Contener el mismo con- tenido que una factura tradicional.
Se ha de facilitar el acce- so a la factura electrónica de manera que se pueda leer, descargar, imprimir o reenviar.
Se deben conservar un mínimo de cuatro años.
Por el momento no hay ninguna normativa sobre los formatos específicos que deberán tener las facturas electrónicas. Lo que sí hay estipuladas son sanciones de hasta 10.000 euros para los autónomos y las empresas que no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibirlas. También se fijan sanciones para quienes no permitan que accedan a esta información personas que anteriormente eran clientes.
